Procurement Flow

The above figure shows the procurement flow depending on the type of product. This graph is important as it establishes the per product requirements.

Procurement requests are acccessed via the Production > Procurement Orders menu. Usually, procurement is not done manually as orders are automatically generated by other resources:

Validated sales order line item
Consumed resources in a validated manufacturing order
Triggered re-order point rule (minimum stock)

In TinyERP, storable products and services are completely integrated and can be used independently in most actions. For example, it is possible to include a service type product in a purchased (outsourced) bill of materials.

When procurement is required for a product, TinyERP figures out automatically the actions to be triggered based on the product sheet.

A first test is done to establish whether it is a storable product or a service based on the product sheet’s ‘Type of Product’ field. This field can two values: Storable product or service.

Storable products inventory control

If a product is storable, one must ascertain if it’s held in stock or on order. If it is held in stock, TinyERP will wait until there is sufficient stock available and then reserves the product for procurement use (production, delivery,…). Reservations are made in the procurement’s priority order taking into account the planned date.

In the 'held in stock' case, procurement can be done either automatically using a re-order point trigger or with a manuallly entered purchase.

If the Storable product is held ‘one order’, one must ascertain whether it’s bought from a supplier or whether it manufactured in-house. This information is defined in the field ‘Procurement Method’ in the second tab, which can have one of two values: buy or build.

When a product is purchased, it is necessary to fill the list of available suppliers in the ‘procurement’ tab. For each supplier, one must define the average lead-time in days, the supplier (a partner) and the minimum orderable quantity. The default supplier is always the one with shortest lead-time and is placed at the top of the list.

If the product is internally manufactured, a bill of materials must be created in order to define the required resources. More information on this topic is available in the Product and Manufacturing chapter.

If you forget to define a default supplier or a bill of material’s, when the needs computation occurs all the exceptions will be found through the MRP > Procurement request > Exceptions menu.

The problem can be fixed via each entry in this menu. TinyERP provides a sufficiently explicit message so that this can be done easily.

Even if a product is held in stock by default, it can be forced in an order for certain operations such as a purchase order line item explicitly put ‘on order’. The reverse also applies.

Gestion des services

Si le besoin d'approvisionnement porte sur un service (produit de type service), il faut également déterminer s'il est sur stock ou sur commande. Si le service est sur stock, il ne se passe rien et l'approvisionnement est immédiatement clôturé. Ainsi, si vous mettez un service qui est géré 'sur stock' dans une ligne de bon de commande, cette ligne n'impliquera aucun effet (si ce n'est qu'elle sera facturée).

Si le service est sur commande, il faut déterminer si c'est un service que l'on achète ou que l'on traite en interne. Tout comme les produits stockables, cette information est également donnée par le champ 'Méthode d'approvisionnement'.

Si c'est un service que l'on achète, on a affaire à de la sous-traitance, il faut alors encoder les différents fournisseurs qui offrent ce service. Lors d'un approvisionnement, Tiny ERP proposera automatiquement un bon de commande fournisseur avec ces paramètres.

Si le service est 'produit' en interne, lors d'un approvisionnement Tiny ERP va automatiquement créer une tâche dans la gestion de projet. Le besoin sera terminé lorsque la tâche sera clôturée par un utilisateur.

Attention, de nombreux utilisateurs confondent sur stock/sur commande et produire/acheter. Ces deux concepts sont différents mais complémentaires, le premier détermine quand il faut réapprovisionner tandis que le second détermine comment réapprovisionner.

La logique

L'une des grandes forces de Tiny ERP est donc cette simple intégration entre tous les concepts. Il est important de comprendre cette relation produit stockable/service car tous les documents agissent en conséquence. Un rapide exemple doit nous permettre de bien comprendre la puissance de ce concept.

Prenons un bon de commande pour un client, ce bon de commande est marqué comme étant à facturer par rapport aux quantités livrées et non aux quantités commandées. Si ce bon de commande contient des produits stockables, la facture dépendra de la note de colisage (picking list). Si ce bon de commande contient des services, la facture dépendra alors des heures prestées dans la gestion de projet, pour autant que le service soit 'sur commande'.

Cette fonctionnalité peut également intervenir dans la définition d'une nomenclature qui va conditionner un ordre de fabrication. En effet, il est tout à fait possible de mettre un service dans une gamme ou une nomenclature. Cela permet par exemple de mettre de la sous-traitance pour l'usinage de pièces chez un fournisseur. Ainsi, lorsqu'il faudra fabriquer ce produit fini, une proposition d'achat de sous-traitance pour l'usinage est générée par Tiny ERP.