La fiche produit

Les unités de mesure

Tiny ERP peut gérer les produits sous plusieurs unités de mesure. Les unités de mesure qui appartiennent à la même catégorie d'unité de mesure peuvent être converties entre elles. Ainsi, dans la catégorie 'Longueur' on peut retrouver les unités de mètre, centimètre et kilomètre. La conversion entre ces différentes unités n'implique pas d'opération car elles appartiennent à la même catégorie, ce n'est qu'une question d'appellation.

Il convient donc au préalable de définir les catégories d'unité de mesure via le menu: Produits > Définitions > Unités de mesure > Catégories d'unités. Ensuite, vous pouvez définir les unités grâce au menu: Produits > Définitions > Unités de mesure > Unités de mesure.

L'écran suivant présente la définition d'une unité de mesure:

Dans la définition de l'unité de mesure, le champ 'Facteur' indique le facteur de conversion entre l'unité par défaut de la catégorie et l'unité définie. Dans l'exemple ci-dessus, l'unité par défaut est le gramme, le facteur du kilogramme est alors 1000. La précision d'arrondi indique la plus petite représentation de cette unité. Par exemple, pour l'unité 'PIECE', un facteur de 1.0 indique que l'on ne pourra pas vendre des demi-pièces. L'unité de vente comptable est simplement l'appellation qui doit apparaître sur les factures.

Sur la fiche produit, vous pouvez définir des unités de mesure par défaut à l'achat et à la vente/gestion de stock. Ces définitions sont uniquement des valeurs par défaut car vous pouvez changer d'unité au moment de l'utilisation du produit.

Par exemple, un industriel actif dans la bâtiment peut acheter le sable à la tonne mais le vendre au kilogramme. Exceptionnellement, s'il achète son sable en urgence chez un autre fournisseur, il peut tout de même le commander au kilogramme, ce n'est pas un problème pour Tiny ERP.

Les doubles unités de mesure

Tiny ERP est l'un des rares ERP capable de gérer de nombreuses unités de mesure mais surtout d'avoir une gestion de stock en doubles unités. Cette fonctionnalité est un véritable atout pour certains secteurs car cela permet de gérer simplement des problèmes qui peuvent être très complexes sur d'autres systèmes.

En plus des conversions possibles entre unités de mesure de la même catégorie, Tiny ERP peut tenir une gestion de stock en doubles unités de mesure. Ces deux unités n'appartiennent pas nécessairement à la même catégorie et il peut ne pas y avoir de relations directes entre ces unités.

L'une est généralement utilisée pour la gestion de stock, tandis que l'autre est utilisée pour la valorisation de stock ou la facturation. Tous les mouvements de stock sont alors tenus en double unité.

Dans Tiny ERP, l'unité de gestion de stock est appellée "Unité de mesure", tandis que l'unité de valorisation / facturation est appellée "Unité de vente".

Exemple dans l'agro-alimentaire

Cette fonctionnalité est une nécessité dans le domaine de l'agro-alimentaire. En effet, lorsque vous achetez du jambon en grandes surfaces, ce sont des paquets de jambons que vous achetez. La tenue de stock se fait alors au paquet.

Une fois que vous arrivez à la caisse, le paquet est pesé et le montant à payer dépend alors du poids du jambon. La seconde unité (le Kg) sert alors à la valorisation du produit. Il en est de même lorsque la grande surface achète de la marchandise à son fournisseur: celui-ci livre des jambons entiers mais facturés en fonction du nombre de kilogrammes livrés.

Toute la gestion de stock de l'entreprise doit alors se faire en double unité de mesure car elle doit connaître le nombre de paquets de jambon disponibles en stock mais également le nombre de kilogrammes que cela représente pour la valorisation de son inventaire. Il n'y a pas de relation directe entre un paquet et le poids car certains paquets sont plus lourds que d'autres, chaque opération et chaque lot doit alors être tenu dans les deux unités.

Exemple pour un fabriquant de rouleaux de tissus

Prenons maintenant l'exemple d'un fabriquant de vêtements. Les produits sont fabriqués à base de tissus qui sont disponibles en rouleaux. Il manipule donc son stock en nombre de rouleaux qui possèdent une certaine longueur de tissu. Pour chaque rouleau, les tissus peuvent être consommés, ce qui diminue le nombre de mètres disponibles sur un rouleau.

Dans cet exemple, la première unité de mesure sera le nombre de rouleaux. Dans cette catégorie d'unité de mesure, on peut avoir plusieurs autres unités comme le pack de 3 rouleaux.

La seconde unité de mesure sera le nombre de mètres pour chaque rouleau. La plupart des rouleaux sont complets et font 10 mètres de long. On a donc bien une gestion de stock au nombre de rouleau mais une valorisation de stock au mètre. De même le coût de production d'une série de produits finis (5000 t-shirts) dépendra du nombre de mètres utilisés pour cette série, et non du nombre de rouleaux.

Lors de la réception de nouveaux rouleaux, il faudra également indiquer le nombre de rouleaux reçus mais également, pour chaque rouleau le nombre de mètres de tissus disponibles.

Tiny ERP est l'un des rare ERP suffisamment flexible pour gérer ces différentes situations avec autant de simplicité.

Les unités logistiques

Les unités logistiques permettent d'indiquer les différents modes possibles de packaging pour un produit donné. Elles sont principalement utilisées dans le domaine de la distribution. Par exemple, un produit peut être conditionné de deux manières différentes:

livré par palette de 64 boîtes sur 4 couches, chaque boîte contenant 22 produits.
livré par cartons de 6 boîtes de 16 produits par boîte.

Les unités logistiques sont optionnelles et peuvent ne pas être utilisées par l'entreprise.

La figure suivante présente un écran de description d'une unité logistique:

Les variantes

Tiny ERP est également capable de gérer les variantes de produits. Les variantes permettent de définir des produits qui ne diffèrent que par quelques caractéristiques. Le produit générique avec toutes les caractéristiques communes est défini par un template de produit et chaque variante avec ses spécificités peut être définie sur base de ce produit générique.

A l'installation par défaut, une seule dimension de variante est disponible mais si vous installez le module e-Commerce ou Fashion, vous avez la possibilité de gérer autant de dimensions que nécessaire pour les matrices de variantes.

Prenons l'exemple du textile. Vous avez par exemple un produit 't-shirt'. Ce produit possède trois dimensions de variantes:

la dimension couleur: rouge, vert, bleu, blanc, noir, jaune, gris chiné
la taille: S, M, L, XL, XXL
et le grammage du textile: 150gr/m2 ou 180gr/m2

Un exemple de produit fini est alors un 't-shirt blanc, XL, 180gr/m2'. D'autres systèmes ERP qui ne supportent pas les variantes de produits possèdent alors une explosion du nombre de produits dans la base de données. En effet, rien que pour ces t-shirts, cela donnerait 70 produits à définir.

L'avantage dans cette représentation est que chaque modification apportée au modèle est automatiquement reportée sur toutes les variantes. De plus, la matrice des prix et les nomenclatures génériques peuvent être définies une seule fois pour le modèle de produit avec les adaptations par variante.

Pour travailler avec des variantes, vous pouvez définir les modèles de produits grâce au menu: Produits > Produits > Modèles. Les variantes sont définies par le menu: Produits > Produits > Variantes.

Si vous ne désirez pas utiliser le système de variantes, vous pouvez utiliser le menu: Produits > Produits. Cela permet de définir en une seule opération le produit fini, c'est à dire son modèle et sa variante unique.

La fiche produit

La figure suivante présente le premier onglet de la fiche produit:

Les champs 'Type de produit', 'Calcul des besoins' et 'Méthode d'approvisionnement' conditionnent la manière dont un besoin de ce produit est traité. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans le chapitre sur les approvisionnements.

Le prix tarif donne le prix catalogue de base. Il peut être différent du prix de vente, mais généralement il sert de base au calcul du prix de vente. Nous verrons à la section suivante que le prix de vente est donné par les listes de prix.

Le prix de revient, parfois appellé coût standard donne le prix auquel ce produit est valorisé dans la comptabilité. Tiny ERP supporte plusieurs méthodes de valorisation des stocks, chaque produit peut être valorisé selon sa propre méthode. La méthode du produit est donnée par le champ 'Méthode de coût', celui-ci peut-être: PRSTD (prix standard), PMP (prix moyen pondéré) ou FIFO (first in first out).

Un produit peut avoir un responsable de produit. Celui-ci recevra des tâches ou requêtes selon certains événements.

La figure suivante montre l'onglet 'Approvisionnement' de la fiche produit:

Le délai de production et le délai fournisseur donnent le délai moyen pour s'approvisionner en ce produit. Ce champ est très important car il conditionne toute la planification du moteur de calcul des besoins. Celui-ci sera vu en détail dans le chapitre sur les approvisionnements.

Pour chaque produit, vous pouvez donner une liste de fournisseurs. Pour chaque fournisseur, il faut donner le délai moyen de livraison et la quantité minimale à commander. Les fournisseurs sont triés par séquence et lors d'un calcul automatisé d'approvisionnement, Tiny ERP suggère toujours le fournisseur par défaut, celui du dessus.

Le troisième onglet permet d'encoder des références produits et des noms de produits qui dépendent du partenaire. Cela permet de gérer des références différentes chez des fournisseurs différents. De même, puisque les partenaires peuvent également être des clients, vous pouvez livrer le même produit avec des références différentes par client afin d'éviter qu'ils comparent leurs prix.

L'onglet 'Descriptions' permet d'encoder les trois descriptions du produit: interne, à la vente, et à l'achat. Ces descriptions sont automatiquement reportées sur les bons de commande, ce qui permet de rappeller certaines conditions ou de mettre automatiquement une description commerciale sur un devis.

Le dernier onglet permet d'encoder les différentes unités logistiques disponibles pour ce produit. Vous pouvez également y indiquer s'il s'agit d'un produit à mesure fixe ou à mesure variable. Un produit à mesure variable est par exemple un jambon, qui doit être repesé avant la livraison. Si la case suivi du lot de fabrication est cochée, Tiny ERP imposera à l'utilisateur de mettre un numéro de lot de fabrication lors de la livraison ou de la production.