Bill of Materials

Bill of Materials (BOMs), sometimes called recipes, are documents that form the bonds between the finished products and their components. BOMs describe the raw materials used in the manufacturing of the end product. Thus, calculation of the production requirements and the supplying of a retailer is possible, taking into account the customers needs or internal requirements.

The needed machines and the human resources are determined by the routings which will be discussed in the following chapters.

To access the BOMs form, the menu path is: Products > Bill of Materials

The first fields that should be filled are the name of the BOM and its code. The name of the BOM should not be confused with the name of the product because there can be several BOMs (or routings) for the manufacturing of the same product. If there is only one BOM per end product, it is sufficient to use the name of the product as the name of the BOM so that it will be easier to find in a later time. In this case, leave this field empty and it will be automatically completed when you select the end product.

Le code de la nomenclature est donné à titre informatif et est optionnel. Il n'a pas d'autre effet que de simplifier la recherche d'une nomenclature.

Ensuite, le produit et sa quantité par ordre de fabrication sont donnés sur ce formluaire. Vous devez encoder ici les données théoriques sans tenir compte des éventuelles pertes ou pourcentages de perte. En effet, un facteur correctif pour la nomenclature ou par ligne peut être encodé par la suite pour représenter les pertes moyennes en produits finis ou matières premières.

Si vous fabriquez ce produit à la pièce, prenez une quantité de 1. Si ce sont des séries multiples de 50 pièces, encodez votre nomenclature avec une quantité de produits finis à 50 pièces.

Ensuite, vous pouvez spécifier une gamme associée à cette nomenclature. Ce champ est optionnel, mais si vous spécifiez une gamme, les effets sont les suivants:

Le coût des postes de charges seront pris en compte dans le calcul théorique et réel du coût des produits finis.
Les ordres de fabrications seront automatiquements complétés avec la séquences des opérations inclues
Les entrées dans la comptabilité analytique pour les coûts de production seront automatiquement générés.
La calcul des besoins se fera en capacité infinie mais avec contrôles de charges possibles sur chaque poste.

Généralement, on n'utilise les gammes que si les coûts d'utilisation des postes de charges sont très importants ou si la planification doit se faire en tenant compte de la charge de chaque poste.

Le type de nomenclature peut être normal ou fantôme, nous verrons l'explication détaillée de ce champ dans la sous-section suivante.

Enfin, les matières premières doivent être encodées dans les lignes du champ 'BoM structure'. Chaque ligne, qui définit une ressource utilisée, est également une nomenclature. Les lignes peuvent alors être définies avec tous les paramètres expliqués si dessus.

Le deuxième onglet sert à encoder les différents changements ou révisions apportés à la nomenclature. L'encodage de ces changements doit être manuel, une petite explication peut être ajoutée à chaque modification sur une nomenclature. Cela permet de garder l'historique des changements effectués de manière informelle.

Le troisième onglet permet de définir des paramètres comme:

les dates de validité de la nomenclature,
l'arrondi permet de donner la précision des appareils de mesure de la quantité de matières produites. Si vous fabriquez à la pièce, l'arrondi doit être 1.
l'efficacité produite permet de donner le rendement de produits fabriqués, un paramètre de 0.95 permet d'indiquer que 95% des matières premières sont transformées en produits finis, il y a 5% de perte.

Les propriétés permettent de définir des produits personnalisables. Celles-ci seront définies dans la sous-section suivante.

Produits configurables (ou personnalisables)

Dans Tiny ERP, il est possible de définir deux nomenclatures pour le même produit fini. Chacune de ces nomenclatures peut avoir des matières premières et/ou des gammes différentes.

Nous allons illustrer ce principe par deux exemples distincts: un producteur de jus de fruit pour la grande distribution et un assembleur d'ordinateurs.

Producteur de jus de fruits.

Commencons par examiner le cas d'un producteur de jus de fruits qui possède deux machines pour broyer les fruits et les mélanger avec l'eau et le sucre. La première est utilisée pour faire des prototypes et de petites quantités car elle ne nécessite pas de paramétrage important en début de série mais elle possède un débit inférieur car de nombreuses opérations sont manuelles lors de la production. La seconde machine possède un débit 5x supérieur mais doit être configurée pendant 4 heures avant de commencer une série, elle est donc généralement utilisée lorsque les quantités nécessaires sont beaucoup plus importantes.

Supposons maintenant que ces deux procédés de fabrication permettent d'obtenir les mêmes jus mais à des coûts et séquences d'opérations différentes. Notre producteur possèdera donc deux nomenclatures pour le même jus, une pour chaque machine. Chacune de ces nomenclatures possèdera une gamme différente contenant les séquences d'opérations sur la machine concernée.

Il faut alors définir des propriétés qui permettront au commercial, sans connaître les techniques de fabrication, d'agir sur le choix de la méthode qui sera utilisée. On définit alors trois propriétés telles que: prototypage, petite quantité en urgence, faible coût pour quantité supérieure à 8000L . Ces propriétés sont définies par le menu: G.P.A.O. > Definitions > Propriétés > Propriétés.

On attache alors les propriétés aux nomenclatures via le troisième onglet:

Machine 1: prototype -- petite quantité en urgence,
Machine 2: faible coût pour quantité supérieure à 8000L.

Lorsque le commercial fera un devis ou un bon de commande, il pourra donner les propriétés souhaitées sur chaque ligne de commande. En fonction du choix du commercial, Tiny ERP sera capable de planifier les temps, coûts et matières.

Attention, il ne faut pas confondre produits configurables et variantes de produits. Les variantes déterminent des produits différents tandis que les produits configurables permettent de définir plusieurs méthodes de fabrications du même produit. Il n'est pas rare de devoir utiliser une combinaison des deux concepts.

Assembleur d'ordinateur

Prenons maintenant le cas d'un assembleur d'ordinateurs qui possède deux produits phares 'PC de bureau' et 'PC de luxe'. Les fiches techniques des produits permettent à l'entreprise d'être relativement flexible sur le choix des composants qu'elle assemble dans un produit 'PC de bureau'.

A chaque fabrication, il faut décider si l'on utilise des composants SCSI ou IDE. Les composants SCSI sont moins performants mais plus durables et possèdent une garantie de 3 ans. L'entreprise définit alors les deux propriétés suivantes appartenant au même groupe de propriétés: 'garantie 3 ans mais moins rapide' et 'garantie un an mais plus rapide'.

Deux nomenclatures pour chaque carte mère sont alors créées, l'une garantie 3 ans utilisant du SCSI et l'autre plus performante mais garantie 1 an utilisant de l'IDE. A chaque approvisionnement ou vente client (si le produit est défini en 'make to order'), l'utilisateur pourra spécifier les propriétés de l'ordinateur de bureau ou de luxe choisi.

Les propriétés ne sont pas des produits mais bien des concepts qui sont définis librement par l'entreprise. Ces propriétés permettent de sélectionner la bonne fabrication à utiliser pour un même produit.

Nomenclatures multi-niveaux et fantômes

Dans Tiny ERP, il est également possible de définir des nomenclatures pour les produits intermédiaires. Ce produit peut alors être utilisé par plusieurs produits finis.

Pour ce faire, définissez simplement plusieurs nomenclatures via le menu: Produits > Nomenclatures. Si les produits intermédiaires ne sont pas gérés de stock mais à la demande, il suffit de les configurer en mode d'approvisionnement 'Make to Order'. Ainsi, pour combler une demande en produits finis, les fabrications se feront en plusieurs ordres: fabrications des produits intermédiaires et ensuite fabrication du produit fini.

Cette construction en plusieurs nomenclatures est très intéressante car elle permet de gérer des sous-ensembles communs utilisés par plusieurs nomenclatures. Une modification dans l'un de ces sous-ensembles est alors directement répercutée sur toutes les nomenclature qui l'utilisent.

La figure suivante représente les nomenclatures de deux produits finis qui utilisent le même sous-ensemble correspondant au produit intermédiaire: Regular Processes Config.

Le problème d'une telle représentation est que lorsqu'il faudra produire un PC Basic, deux ordres de fabrications seront automatiquement générés par Tiny ERP: une demande pour un Regulare Processor Config et ensuite une demande pour le PC Basic.

On peut forcer Tiny ERP à ne générer qu'un seul ordre de fabrication incluant les deux nomenclatures d'un coup en marquant la ligne Regular Processer Config de la nomenclature PC Basic à nomenclature fantôme. Dans ce cas, le calcul des besoins ne passera pas par le produit intermédiaire et la fabrication incluera directement toutes les matières premières: CPU1, MB1, FAN, RAM, TOW1, HDD2. Ces nomenclatures sont appellées fantômes car on ne passe jamais par ces produits intermédiaires "fantômes".

Une autre méthode de construction de nomenclatures dans Tiny ERP sont les nomenclatures multi-niveaux. Chaque ligne de nomenclature est elle-même une nomenclature, vous pouvez alors définir plusieurs niveaux, sans limites sur ceux-ci. Dans ce cas, l'ordre de production sera exécuté en une seule fois comme dans une nomenclature fantôme. Seulement, à la différence des nomenclatures fantômes, les sous-niveaux d'une nomenclature multi-niveaux sont attribués uniquement à la seule nomenclature pour laquelle ils sont définis. Tout un niveau peut être déplacé dans une autre nomenclature en modifiant le champ 'Nomanclature Parent' d'un sous-niveau. La figure suivante présente un exemple de nomenclature à deux niveaux:

Produits de substitution

Tiny ERP permet de définir plusieurs nomenclatures pour un même produit. Si plusieurs nomenclatures existent, le calcul des besoins va sélectionner la bonne en choisissant la nomenclature dont les propriétés correspondent le mieux aux propriétés demandées lors de l'approvisionnement. Si les propriétés requises sont équivalentes pour deux nomenclatures, ou si aucune propriété n'est spécifiée, Tiny ERP prendra la nomenclature avec la sequence la plus faible. La sequence est donnée dans le troisième onglet du formulaire de définition de nomenclature.

Cette fonctionnalité permet d'implémenter simplement des nomenclatures de substitution ou des produits de substitution. En effet, si un produit ou une nomenclature n'est pas adapté, Tiny ERP peut en choisir une autre.

Pour faire des produits de substitution, vous devez marquer les nomenclatures qui utilisent ce produit en 'Fantôme' et pour chaque produit de substitution définir une nomenclature d'une seule ligne. La figure suivante donne un exemple de produits de substitutions pour un disque dur:

En effet, selon ces 3 nomenclatures, lorsqu'un produit "HDD on demand" sera nécessaire, Tiny ERP choisira automatiquement parmis les 3 méthodes possibles. Si des propriétés sont définies, celles-ci permettront de raffiner ce choix.