Pointage des affaires

Lorsqu'un employé travaille sur plusieurs affaires dans une même journée, il n'est pas toujours facile de remplir le timesheet progressivement ou en fin de journée. On a vite fait d'oublier un coup de téléphone, une réponse à un mail de support ou autre. Or, pour certaines entreprises, l'exactitude du timesheet peut être très importante. En effet, celui-ci peut servir pour comptabiliser les heures de support pour un client, ou même pour facturer à la prestation. Dans ce cas, un oubli représente donc directement des prestations non facturées.

Depuis la version 3.3, un système de pointage a été introduit dans Tiny ERP. Celui-ci permet de ne pas saisir les temps mais simplement de pointer chaque jour lorsque l'utilisateur entre dans la société, change d'activité et quitte la société. Ces pointages sont associés à des affaires pour automatiquement générer les prestations correspondantes.

Les avantages d'utiliser les pointages plutôt que les timesheets sont:

Un résultat plus précis, avec moins d'oubli et sans trous,
La possibilité de déterminer les fiches de présence exactes,
Un système temps réel qui limite l'effort d'encodage.

Définitions

Pour utiliser les pointages par affaire, il faut que le module 'hr_timesheet' soit installé. Si vous utilisez l'installation par défaut du logiciel, il est probablement déjà installé. Si vous n'installez que le module 'HR', un système de pointage est également disponible mais celui-ci ne fait que les entrées et sorties, pas la répartition par affaire.

Pour paramétrer le système, deux champs doivent être complétés dans la fiche employé: l'unité de coût, l'utilisateur associé à l'employé et le groupe de travail. La première, expliquée dans la section précédente, indique le coût horaire de l'employé. L'utilisateur permet de faire le lien entre l'utilisateur qui va pointer et l'employé qui correspond à cet utilisateur. Le groupe de travail permet d'indiquer la feuille de présence théorique de l'employé. Ceci permet de comparer le théorique du réellement presté grâce aux différents rapports vu en fin de chapitre.

Les équipes de travail sont définies via le menu: Ressources Humaines > Définitions > Groupes de Travail. La figure suivante représente une répartition classique de 38 heures par semaine, du lundi au vendredi.

Utilisation

Lorsqu'un utilisateur arrive le matin dans l'entreprise, il commence par cliquer sur le menu: Ressources Humaines > Pointage. L'écran lui permettant d'indiquer qu'il vient d'arriver s'ouvre alors.

L'utilisateur clique alors simplement sur le bouton 'Start Working' en laissant le champ 'date de départ' vide. Tiny ERP enregistrera alors la date indiquée sur le serveur pour le pointage. La date du client sur lequel se trouve l'utilisateur n'a pas d'effet ce qui permet d'encoder l'arrivée dans l'entreprise sur un poste et de noter la sortie ou le changement d'activité sur d'autres postes sans erreurs de configuration de dates.

Notez que l'utilisateur a la possibilité d'indiquer une date et heure antérieures, si par erreur il a oublié d'encoder son arrivée dans l'entreprise. Cela permet de régler facilement des petits oublis. Bien sûr, le responsable des ressources humaines possède un rapport qui montre les écarts entre les heures encodées (si elles ont été forcées) et les heures réelles d'encodage. Cela permet d'éviter toute triche de la part des employés mais leur permet également de modifier des oublis d'encodage.

Pensez à mettre le menu Pointage dans vos raccourcis car il sera utilisé tous les jours.

Ensuite, l'utilisateur commence à travailler sur une affaire. Lorsque celui-ci doit changer d'affaire (par exemple un coup de téléphone), il lui suffit de recliquer sur ce menu. Si la fenêtre de départ n'a pas été fermée, Tiny ERP s'est automatiquement positionné sur ce choix. L'écran permettant d'encoder une nouvelle activité s'ouvre alors.

Dans cet écran, l'utilisateur doit remplir l'affaire pour laquelle il vient de terminer son travail. Le champ description permet une information libre quant au travail réalisé. Sur certains projets clients, il est parfois utile de sortir un état des prestations réalisées pour le client (pour justifier un contrat de support, par exemple), veillez dans ce cas à mettre une description suffisamment claire.

La date de clôture peut également être forcée si l'utilisateur a oublié de clôturer au préalable. Par exemple, si vous vous connectez le matin et que vous obtenez cet écran-ci, indiquez la date à laquelle vous avez quitté l'entreprise hier soir. Le responsable des ressources humaines peut voir l'écart entre les dates indiquées et réelles pour éviter des triches ou erreurs trop fréquentes.

Le champ 'Minimum Analytic Amount' permet d'indiquer l'imputation minimale dans les coûts analytiques. Ainsi, si vos contrats de support comptabilisent chaque prestation au quart d'heure, indiquez 0.25 dans cette case. Une prestation de 33 minutes sera alors comptabilisée comme 3/4 d'heure. Les prestations enregistrées pour les fiches de présence ne sont pas influencées par ce champ. Les présences de chaque employé seront donc exactes à la seconde près.

Le montant des coûts analytiques minimum est généralement constant pour l'entreprise, pensez alors à le mettre en valeur par défaut pour pour éviter de le réencoder à chaque fois.

Les Rapports

Les rapports disponibles sur les prestations sont de deux ordres: les rapports de coûts sur les affaires ou comptes analytiques et les rapports de présence des employés. Quelques exemples d'état sur les affaires ont été donnés dans la section précedente. Nous verrons donc ici les rapports de présence des employés.

Pour imprimer les présences d'un employé, sélectionner un ou plusieurs employés via le menu: Ressources Humaines > Employés. Cliquez alors sur l'icône 'imprimante'. Tiny ERP vous propose alors 3 rapports: le détail des entrées/sorties, la fiche hebdomadaire, la fiche mensuelle.

La fiche de présence hebdomadaire pour un seul employé, après sélection des dates à imprimer:

La figure suivante présente la fiche de présence mensuelle pour une liste de plusieurs employés sélectionnés: