Gestion par affaire

Lorsque les ventes font intervenir des prestations de services et/ou de la production, il n'est pas toujours simple d'avoir un contrôle efficace sur tous les coûts, les marges et les prestations. Que ce soit pour un client, un contrat ou un projet, il est important de maîtriser les coûts par secteur ou par projet pour un bon pilotage de l'entreprise, surtout lorsque l'on sait qu'un mauvais contrôle des coûts constitue 8% des causes de faillites de petites et moyennes entreprises. (*ref)

Grâce à la flexibilité de Tiny ERP, toutes les opérations peuvent être centralisées dans la comptabilité analytique. Cela permet au contrôleur de gestion d'être au coeur de l'entreprise et d'agir directement sur les processus pour éviter les dérapages sur des projets critiques. La gestion par affaire permet de contrôler:

Les coûts de production,
Les coûts dus aux prestations des employés,
Les coûts des matières premières pour chaque affaire,
Les revenus générés par les ventes.

Ce mode de gestion est très utile pour:

éviter les dérapages de projet en contrôlant l'avancement, les coûts et les revenus;
ventiler les prestations des employés afin de dégager les centres de consommation de ressources;
suivre chaque employé pour analyser sa répartition du travail et sa rentabilité.

Qu'est-ce qu'une affaire ?

Une affaire sert à regrouper tous les coûts et revenus liés à une même activité. L'objectif du travail par affaire est de déterminer la rentabilité de chaque activité, projet ou contrat.

Puisque les détails des prestations sont encodés dans une affaire, celle-ci est également utilisée pour la gestion des contrats de support et pour vérifier que les prestations ne dépassent pas certaines limites. C'est très pratique pour éviter les coûts non prévus dans des projets complexes.

Selon les secteurs d'activité, une affaire est parfois appellée projet, contrat ou production. On utilise aussi fréquemment le terme anglais 'Timesheet' pour parler de la gestion par affaire. Dans Tiny ERP, une affaire est implémentée par un compte analytique. Les coûts et revenus de l'affaire sont alors des entrées analytiques. Cette représentation analytique des affaires est très intéressante car vous pouvez y appliquer toutes les opérations disponibles en comptabilité: balances, grand livre, étude par journal, opérations diverses, budgets, ...

Si vous désirez adapter le vocabulaire de Tiny ERP pour qu'il coïncide avec les termes utilisés dans votre secteur, il suffit d'exporter le fichier de traduction en .CSV, de le modifier et de le réimporter dans le serveur. Vous pouvez alors utiliser vos propres termes sans modifier le logiciel.

Enfin, il ne faut pas confondre une affaire et un projet dans le module de gestion de projets. L'affaire, représentée par un compte analytique sert à faire le suivi des coûts passés tandis que le projet est utile pour de la planification et le suivi des tâches à réaliser. Ceux-ci sont cependant liés dans la définition du projet ce qui permet de faire le suivi des coûts sur un projet.

Mise en route

Pour mettre en place une gestion par affaire, il faut au préalable créer un compte analytique pour chaque poste, affaire ou travail. Ceux-ci peuvent être structurés en arbre; les coûts et revenus d'une affaire correspondent à la somme de toutes les entrées analytiques ainsi que de tous ses comptes fils. Pour définir des comptes analytiques, allez dans le menu; Comptabilité et Finances > Définitions > Comptes Analytiques > Comptes.

La figure suivante réprésente la classification des affaires utilisée par la société Tiny;

Si une affaire est bornée dans le temps (ex: contrat de support annuel), vous pouvez mettre les dates de début et de fin lors de la création du compte analytique. Lorsqu'un technicien essaie de travailler pour une affaire qui n'est plus valide, celle-ci apparaîtra en rouge indiquant qu'il faut contacter le client pour un renouvellement de contrat.

Une fois les comptes analytiques créés, il faut créer les fiches employés, via le menu; Ressources Humaines > Employés.

Deux champs sont importants pour créer la fiche employé;

Tiny ERP User: le lien vers l'utilisateur du système Tiny ERP.
Cost Unit; le coût des prestations, dépendant du salaire de l'employé.

La figure suivante présente un exemple de configuration des coûts des prestations pour un employé.

Celle-ci indique que l'employé travaille à l'heure et que son coût horaire est de 30 EUR (*). Si d'autres employés encodent à la journée, utilisez un facteur de 8 (sous l'hypothèse qu'une journée normale de travail est égale à 8h.)

N'oubliez pas de mettre le montant en négatif car c'est bien un coût et non un revenu. Exemple: -30 EUR. Ce montant est exprimé dans la devise de base du plan de compte par défaut.

Si vous utilisez le module de production, il faut également configurer les sections coûts et capacités des postes de charges. La figure suivante en est un exemple;

Reportez-vous au chapitre sur la production pour plus d'informations sur les postes de charge.

Utilisation du système

Une fois les affaires, les employés et les postes de charges configurés, vous pouvez utiliser le système. Chaque opération (une vente, une prestation, un achat, ...) va automatiquement créer des entrées analytiques dans le compte correspondant à l'affaire. Il vous suffit ensuite d'utiliser les outils de reporting de la comptabilité analytique pour suivre vos affaires:

historique des interventions,
détails des coûts et revenus,
ventilation des dépenses, ...

Les ventes vont créer des entrées positives dans l'affaire donnée par le champ "Centre de coûts/profits" du bon de commande. Si cela n'a pas été fait au moment du bon de commande, l'affaire peut toujours être ajoutée ou modifiée sur la facture, avant validation de celle-ci.

Les achats vont créer des entrées négatives dans l'affaire donnée par le champ "Centre de coûts/profits" de la commande d'achat. Cela permet de prendre en compte le prix de matières premières pour chaque affaire. On peut également corriger l'affaire lors de la réception de la facture fournisseur.

Le coût des prestations des employés doit également être pris en compte pour chaque affaire. On demande donc à chaque employé de compléter son timesheet en fin de journée. Il doit ventiler ses 8 heures par jour dans chaque affaire via le menu: Ressources Humaines > Encodage des Heures > Mes heures > Mes heures du jour.

Il est conseillé de mettre le menu ci-dessus dans les raccourcis du menu de l'employé car cette option sera utilisée chaque jour.

La figure suivante donne un exemple de répartition des heures prestées par un employé:

Si vous utilisez la gestion de projets, vous pouvez installer le module hr_timesheet_project qui vous donnera la possibilité d'encoder automatiquement les prestations en fonction du travail marqué dans les tâches et de la configuration du projet.

Les coûts de production sont déterminés à partir des ordres de fabrication, des gammes et de la configuration du poste de charge. Vous trouverez plus d'informations dans le chapitre sur la production.

Enfin, vous pouvez également modifier manuellement des coûts et revenus grâce aux opérations diverses analytiques. Pour ce faire, utilisez le menu: Comptabilité et Finances > Saisie des écritures comptables > Compte Analytique > Saisie des écritures comptables.

Vérification des prestations

Pour contrôler les prestations des différents employés, plusieurs méthodes sont disponibles dans Tiny ERP: le contrôle par projet, le contrôle par prestations, le rapport mensuel.

Le contrôle par projet est disponible via le plan de comptes analytiques via le menu: Comptabilité et Finances > Plans Comptables > Schéma des comptes analytiques. Vous pouvez alors double-cliquer sur un compte pour obtenir le détail de toutes les transactions: prestations, productions, ventes et achats. Utilisez alors la recherche grâce à l'icône loupe pour rechercher des prestations spécifiques.

Le contrôle par prestation consiste à utiliser l'un des menus disponibles dans les ressources humaines pour l'encodage des prestations: Ressources Humaines > Encodage des heures. Ce menu permet de ne rechercher que les entrées concernant des prestations des employés. Utilisez également la loupe pour naviguer parmi les données.

Le rapport mensuel permet de vérifier, mois par mois et employé par employé la ventilation des prestations effectuées. Ce rapport est très intéressant pour vérifier qu'un employé encode bien ses 8 heures de prestation par jour. Pour ce faire, cliquez sur le menu: Ressources Humaines > Encodage des heures > Imprimer les horaires. Sélectionnez alors un employé et un mois, Tiny ERP génère alors le rapport des sommes par jour et par projet pour la sélection donnée.

Les totaux par jour en rouge indiquent que l'employé a encodé trop d'heures prestées, les nombres en mauve indiquent qu'il a encodé trop peu d'heures. Les nombres verts indiquent que les prestations du jour sont correctes.

Attention, il ne faut pas confondre le rapport d'impression d'un timesheet et les différents rapports disponibles sur les pointages automatiques des employés. Le premier sert à ventiler les heures prestées sur les différents projets tandis que le second permet de contrôler les présences/absences des employés.

Le contrôleur de gestion

Le contrôleur de gestion peut alors simplement consulter les plans de compte analytique pour une vue globale des activités de l'entreprise par affaire via le menu: Comptabilité et Finances > Plans Comptables > Schéma des comptes analytiques.

Pour obtenir le détail d'une affaire, vous avez deux possibilités:

double-cliquez sur le compte et vous obtenez le détail des entrées (coûts et revenus), vous pouvez alors rechercher, modifier ou ajouter de nouvelles lignes.
cliquez sur l'icône 'imprimante' pour obtenir plusieurs rapports au choix.

La figure suivante présente une balance analytique et une balance analytique inversée sur un contrat de support annuel avec des entrées comprenant des prestations, un remplacement de disque dur (facturé) et un déplacement.

Grâce à cette fonctionnalité intégrée dans Tiny ERP, le contrôle de gestion n'est plus un poste à part de l'entreprise dédié au reporting mais devient un vrai acteur de l'entreprise qui pourra influencer la stratégie de l'entreprise mais aussi les affaires en temps réel.